翻译项目管理中的填“坑”策略

前几天我们聊了聊翻译项目管理中常常会踩的“七大坑”,这次我们来看看,如何在实际的翻译管理环节填平这些“坑”,避免踩坑的思路在哪里。

一、制定项目计划,保证项目按计划执行

中国有句老话,“凡事豫(预)则立,不豫(预)则废。”这句话出自于《礼记·中庸》,意思是:要想把项目做成功,必须要进行事前准备,要做好计划;如果没有计划或计划不周全,就不容易成功。我们要管控一个项目的进度,就需要绘制一个项目进度计划表,也就是我们常用的甘特图。项目经理(简称“PM”)把项目所有的工作和任务分解之后,列在左边,每一项工作对应在时间轴上,时间轴的长短就是每一项任务需要完成的时间,横道对应在时间轴上的起点,就是计划准备开始实施的时间,终点就是计划必须完成的时间。
所以,这样的横道图可以让我们很形象很直观地让所有参与项目的小伙伴们都能理解项目中一共有多少工作,每项工作的时间安排又是怎样的。有效的项目计划可以保证我们项目顺利往下进行。
项目进度计划表

二、使用自动化流程,减少重复工作

正如上文提到的,我们需要先进行工作结构分解,然后根据WBS(什么是WBS,前面没有备注)分解出来的每一项活动制定甘特图。有的小伙伴可能会说:“平时做项目基本都是一个流程,每次都需要手动输入这些活动和计划吗?不是很麻烦吗?”看起来是的,怎么解决呢?这时候就需要一个自动化项目管理流程。一个完善的翻译项目管理系统中应该能为各种项目流程自动化提供灵活的选择。
项目经理在做一个项目时,可以在项目流程库中寻找一个与当前项目最接近的、之前曾经做成功的项目,包括:当时的项目流程是怎样的,翻译记忆库、语料库、术语库等资源是怎样安排和使用的,角色安排等等。PM只需要引用这个项目模板,项目的计划、资源、流程就可以自动生成了。
项目流程通过项目模板执行,是翻译项目设置、指令和脚本的集合,可通过项目模板快速且自动化的创建和管理翻译项目。项目模板不仅可以可帮助您非常快速且一致地创建项目,自动处理文档和资源,自动执行某些操作,消除翻译项目管理中的重复手动工作,还有一个好处在于:这些项目是经过验证、已经做成功的。这样PM就不用再为每项任务的流程是怎样的、项目应该如何安排,等等诸如此类的问题而揪心,也会避免因为团队成员之间的认识偏差,造成一些不必要的误解,能够节省很多不必要的劳动,从而保证项目的成功率。
自动化模板

三、进行三大优化,提高项目效率

制定好完整的项目计划后,在项目实施环节,还会受到很多制约因素的影响,比如:项目需要赶工、压缩预算、人力资源不足等等,因此在项目管理的过程中需要进行进度优化成本优化资源优化

举个例子,经常有项目经理在估算完项目后,发现完成这个项目需要一个月的时间,结果进行汇报时客户说“不行,必须在二十天内完成。”或者是我们经常遇到“急稿”需要交付,项目经理不得不半夜把译员薅起来赶稿···诸如此类的现象还有很多,如果项目经理能够合理进行资源、进度、成本这三大优化,那么项目的效率也会大幅度提高。
memoQ-PM-进度图
项目概览

四、自动生成项目报告,项目工作有迹可循

每个项目成员的都有各自的工作安排,比如项目经理负责启动项目、分配项目,译员负责翻译;审校负责校对;排版人员需要进行译前译后排版工作;工程师需要整理项目资源;等等。怎么评判项目绩效呢?怎么这就需要我们各种项目报告,包括项目分析报告、项目进度报告、项目质量报告和编辑距离报告,等等,实时监控项目进度、成本、质量,提高协作效率。比如说,有一个项目需要翻译5000字,其中内部重复1000字,翻译记忆库自动匹配了另外1000字,译员只需要翻译剩下3000字的内容,这时候就需要一份译后分析报告来分析译员实际的翻译工作量,而不会出现译员抱怨说:“我明明翻译了5000字,为什么却说我翻了3000字”的这种情况。还有很多其他的信息需要统计,这些信息统计可以帮助我们对团队工作绩效进行客观评估,准确反馈,这也是我们项目进行中需要监控的内容。

项目分析
通过以上方法,可以避免“踩一部分坑”。但是“如何避免在翻译管理中踩坑”,这是一个很大的话题,还涉及很多其他的细节和方面,我们可以在之后的文章中继续和大家分享,也欢迎大家一起来沟通。
冬梅职业照

作者:大辞科技 姜冬梅
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