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翻译项目管理“七大坑”,看看您踩了哪几个?

我们在做翻译项目的过程中经常会遇到一些挑战,比如“项目拖延”“译员失联”“沟通不畅”“成本超支”“客户投诉”“翻译范围不明确”“协作低效”等等。虽然所做的领域不同,每个项目也有自己的独特性,但是我们总结后发现,有一些共性的痛点问题,我们称之为项目管理的“七大坑”。

 

1. 翻译任务“拖拖拉拉”

作为翻译项目经理(以下皆称为PM),需要先明确各相关人员的任务,然后把不同的任务分配给不同的相关人员,比如,张三负责翻译,李四负责审校,王五负责排版,等等。但是一旦把工作分解到项目相关人员之后,PM不仅要时刻盯着,还要一直催办,否则这个项目或者任务很可能就没有反馈,出现问题导致延期交付,甚至收不回来。
因此,一个合格的PM一定会把项目变成一个闭环,也就是说,这个项目一旦分解出去,一定要保证任务还能收得回来。

2.翻译项目错综复杂

一个翻译项目涉及十几个甚至几十个任务。前面的任务完不成,后面的工作就无法继续。这就需要识别每个任务之间的关系,捋清楚每个任务之间的联系,而这件事情靠人工手动几乎是不能顺利进行。
所以,必须要寻找合适的翻译项目管理工具,使所有的工作都能井然有序地进行,保证项目按照计划顺利完成。

3.项目沟通劳而无功

项目经理通常75%-90%的时间用于沟通,我们听到PM说的最多的一句话就是“又要开会了”。也就是说,PM每天大部分的时间都要跟各种项目相关人员开会,比如上午十点可能和“甲方爸爸”在开会讨论需求,下午两点要和公司的各个职能部门、或者专业技术人员开会谈实施方案,四点钟可能又和供应商开会。但是,尽管PM大把的时间都用在开会上,但是我们发现,项目在实施的过程中仍然有各种各样的问题,比如供应商质量不合规,项目效率低下等等,这其实都是因为项目沟通不畅造成的。
因此,改善沟通不畅的问题是摆在项目管理面前的又“一大坑”。

4.翻译变更层出不穷

除了“任务重”、“工作内容多”之外,我们通常听到翻译部门还会抱怨或者提及另一个问题,“怎么需求又变了”。客户今天提这样一个需求,明天又要换另一个需求。PM熬夜一星期,准备交付的时候又收到源文档部门的“请按照新版本进行翻译”。PM在翻译实施的过程中经常要面临改来改去,不断变化的状态。
所以,层出不穷的变更要求PM和整个项目团队必须从容适应多变的环境。

5.翻译软件应用困难重重

每一个翻译项目团队都有自己的项目管理的工具,有些可能会使用CAT工具,有些可能还在依赖传统的邮箱管理的方式,也有一些团队使用专业的翻译项目管理系统。这些工具都能够帮助项目经理更好地进行项目管理,帮助项目团队更好更快地完成翻译任务,但有些工具也有一个很大的问题:“操作复杂”、“专业软件太过专业导致大家学习成本过高,甚至学不会”、“单机版CAT无法协作”。我们都知道,项目是依靠整个项目团队去完成的,只有项目团队中极个别人会使用该工具是不够的。
因此,要保障项目的其它相关方都会使用该工具,这才能发挥工具的价值,起到事半功倍的作用。

6.各种数据报告不堪重负

其实,我们发现,项目团队不仅要加班赶进度,通常项目经理还需要统计各种表格,填各种工作日志,进行工作汇报,有时也要提交工时单,进行项目总结等等,这些报告虽然有很大的价值和必要性,但花费项目经理大量的时间,甚至有时候会耽误项目的进度,就会得不偿失。而我们在翻译项目管理中真正应该关注的根本问题是,团队的每个相关人员是否按照规定的项目计划完成自己应该完成的事情。通过填表的方式固然可以了解项目的进度,但并不能解决根本问题,也就是说,项目经理和部门领导仍然无法从根本上及时掌握项目的进度,把握风险。那么,如何管控项目的各类报告、各项数据、各项指标呢?
在今天这个大数据人工智能迅速发展的时代,应该自动产生数据报告、工作绩效统计等等,把人从不必要的劳动中解脱出来。

7.经验教训难以沉淀

我们在翻译项目管理的过程中踩过各种各样的“坑”。但是,我们已经将过去的错误进行整理和反思,还是会在同一个问题上不停地栽跟头。就像有些朋友抱怨的一样,“每一个项目我们都会进行复盘,但是依然会在同一个问题上出错。”其实,这可能是因为,如果这个项目做完了,再回头去查看这个项目中犯过的错误,让项目团队分析给公司带来多大损失,几乎不太可能。
因此,这个工作在项目进行的过程中就要有相应的制度和方法,及时把出现的问题记录下来,及时汇总归档,也就是说要形成组织过程资产,保障我们未来能够做出更好的项目绩效。

以上就是我们项目管理的七大坑,只有成功破解了这“七大坑”,才能让我们的翻译项目顺利交付。
您在项目管理的过程中占了几宗罪呢?如果您有更多的翻译项目体会,联系我们,您会遇见更多的“坑”友。
作者:大辞科技 姜冬梅
邮箱:mayjiang@datalsp.com
微信:MayJiang_0104